Bist du der Meinung, dass du eine gute Selbstorganisation besitzt? Du stehst morgens auf, checkst deine Mails, startest den Rechner, erledigst deine ToDo’s, schreibst zwei Rechnungen, verschickst einen Brief, rufst bei einer Behörde an und bestellst online Kaffee nach. Du surfst drei Mal täglich für ein paar Minuten auf Facebook, schaust nur gelegentlich auf das Smartphone und freust dich auf den Feierabend. Eigentlich perfekt – oder etwa nicht? Ja, das ist Selbstorganisation, denn du stehst morgens auf und du erledigst deine Tasks. Doch das ist nur effektiv – die Dinge werden getan, du erreichst dein Ziel. Es ist aber nicht effizient. Was effizientes Arbeiten wirklich heißt, erfährst du hier.

Der Tag beginnt, es ist halb acht. Du trinkst genüsslich deinen Kaffee und sortierst erst einmal deine Mails. Ein paar nützliche Newsletter sind dabei, die überfliegst du schnell und öffnest zwei Artikel, um sie dir für später zu speichern oder direkt zu lesen.

Deine ToDo-Liste verspricht für heute nichts Gutes – es sind mehr als 20 Tasks zu sehen, die von kleinen Anrufen und Mails über das Verfassen von Angeboten bis hin zum Erledigen größerer Aufgaben reichen. Na ja, wird schon schiefgehen. Und was du nicht schaffst, kannst du ja immer noch morgen erledigen. Du musst allerdings deine Tasks von gestern erst einmal ordnen und sortieren, damit du deinen heutigen Tag planen kannst. Dauert nur zehn Minuten, aber jetzt geht es los.

Der Kaffee ist leer, die erste Aufgabe steht an

Das Telefon klingelt. Du quatschst für 15 Minuten und fasst dich heute kurz, da du noch viel zu tun hast. Deine Tasks gehen weiter. Eine Mail kommt rein. Du hast zwar in der Vorschau schon gesehen, dass es nicht so dringend ist, aber schnell sortiert und dann gibt’s auch kein Chaos. Besser so, oder?

Weiter geht es mit der Aufgabe. Die nächste Mail. Mal kurz reinschauen. Du bist schon etwas abgelenkt und machst quasi unfreiwillig Pause. Ja, kein Problem. Man soll ja Pausen machen – regelmäßig! Also schnell auf Facebook vorbeischauen, ein paar Postings liken und noch mal gucken, was die Amazon-Verkäufe oder die Newsletter-Abonnenten sagen.

Dauert nur zwei Minuten, ist ja kein Weltuntergang

Der Task geht weiter. Es klingelt an der Tür, die Post ist da. Cool, die Kamera, die du am Sonntag bestellt hast, ist endlich da. Krasse Scheiße. So ein cooles Teil. Du bist eigentlich ganz gut vorangekommen und hast schon ein paar Aufgaben erledigt, den Rest kriegst du heute schon noch hin. Außerdem ist noch Tageslicht da und das braucht man zum Ausprobieren einer Kamera. Hey, ich weiß, wovon ich spreche – meine neue Kamera kam vor drei Tagen!

Eine halbe Stunde später

Du widmest dich der nächsten Aufgabe – zumindest zehn Minuten. Dann kommt eine Mail, die du sofort beantworten möchtest. Nein, du müsstest nicht. Aber du möchtest. Was erledigt ist, ist erledigt. Heißt es doch immer! Langsam neigt sich der Tag dem Ende. Du hast in einer Stunde Feierabend. Du schaust noch mal auf Facebook vorbei – vielleicht schaffst du das heute Abend sonst nicht mehr. Dieses Mal gönnst du dir ein paar Minuten mehr, es ist schließlich bald Feierabend.

Kurz vor Feierabend – du zählst deine offenen Tasks

Na ja, man kann eben nicht alles schaffen. Es war heute morgen bereits abzusehen, dass das nicht alles zu schaffen ist. Dürfte auch kein Weltuntergang sein, so was kann man auch morgen noch zu Ende machen, weil die Zeit noch nicht drängt.

Du verschiebst deine fünf restlichen Aufgaben von heute auf den morgigen Tag und starrst auf deine leere ToDo-Liste. Ja, super. Der Tag hat gut geklappt, die Aufgaben sind weg und eigentlich bist du recht zufrieden. Gutes Selbstmanagement!

Die bittere Realität

Ich kenne diese und ähnliche Tagesabläufe nur zu gut. Jahr für Jahr habe ich meine Arbeit genau auf diese Art und Weise verrichtet. Ja, teilweise war ich tatsächlich überhaupt nicht verunsichert oder gestresst, weil ich das, was ich Freitag nicht geschafft habe, einfach am Wochenende nachholen konnte.

Kennst du das auch? 

  • Montag schiebst du zwei Aufgaben auf Dienstag.
  • Dienstag schiebst du drei Aufgaben auf Mittwoch.
  • Mittwoch schiebst du vier Aufgaben auf Donnerstag.
  • Donnerstag schiebst du fünf Aufgaben auf Freitag.
  • Freitag bist du total überlastet, weil du mit sechs Aufgaben ins Wochenende gehst.

Du hast nun die Wahl: Arbeitest du am Wochenende alles nach, was in der Woche liegengeblieben ist? Oder stapeln sich die Aufgaben bis zum Montag?

Nur die wenigsten von uns werden sich einfach entspannen können, wenn sich die Aufgaben stapeln. Also ich kann das nicht. Ich bin ein Mensch, der arbeitet, bis alles erledigt ist. Klar schiebe ich auch mal eine Aufgabe auf den nächsten Tag, aber dann keine zwei Aufgaben auf den übernächsten Tag.

Genau das wäre der Teufelskreis, der dir spätestens am Freitag oder Samstag um die Ohren fliegt.

Ich höre schon die Work-Life-Balance-Befürworter aufschreien.

Ja, Samstag und Sonntag arbeiten ist uncool, gebe ich ganz offen zu. Aber ganz ehrlich. Ist es nicht noch uncooler, Samstag und Sonntag damit zu verbringen, TV-Sendungen zu schauen, bis 12 Uhr zu schlafen und sich über Drängler auf der Autobahn zu ärgern, um DANN am Montag mit 20 neuen und zehn alten Aufgaben in den Tag zu starten?

Du weißt schon morgens um 8 Uhr, dass du den Tag überhaupt nicht schaffen kannst. Du weißt schon vorher, dass du wieder Aufgaben auf den nächsten Tag schieben musst.

Das Gute ist: Wenn du nur mit Aufgaben arbeitest, die sich zeitlich gut verschieben lassen, dann wird dir dieses Konstrukt wahrscheinlich nicht um die Ohren fliegen.

Arbeitest du allerdings mit festen Deadlines, beispielsweise durch Kunden-Aufträge oder andere Termine, dann ist es wichtig, dass du Aufgaben nicht immer verschiebst, sondern tatsächlich erledigst, wenn sie anstehen.

Jeder Kunde ist bereit, mal eine Deadline nach hinten zu schieben. Aber wie oft kannst du bei genau diesem Kunden eine Deadline nach hinten schieben, ehe er sich einen anderen Dienstleister sucht?

Wie oft kannst du bei deinen Lesern ankündigen, dass immer Dienstag ein neuer Blog-Beitrag erscheint, wenn es dann mal Mittwoch und mal Donnerstag und nur selten Dienstag ist?

Wie oft kannst du Fristen verlängern, Deadlines verschieben, Vertrauen wiederaufbauen und Authentizität bewahren, wenn du Tag für Tag Aufgaben nach hinten schiebst?

Effizientes Arbeiten– wie es sein sollte

Dass es nicht Sinn der Sache sein sollte, eine Aufgabe irgendwann und irgendwie zu erledigen, hast du gelernt. Nun geht es darum, die Arbeit auch wirklich so effizient wie möglich zu gestalten.

Dein Tag sollte sich anders strukturieren.

Er beginnt, es ist noch immer halb acht. Du trinkst erneut genüsslich deinen Kaffee, brauchst aber keine Mails mehr sortieren, weil du sowohl abends noch mal schnell einen Blick reingeworfen hast als auch morgens schon am Smartphone eine erste Sortierung (beim Warten auf den Kaffee) vorgenommen hast.

Newsletter werden dabei in einen Ordner („Newsletter“ oder „Lesen“ beispielsweise) verschoben und nach Feierabend durchgegangen (wenn du Lust hast, vielleicht auch nur einmal am Wochenende). So kannst du das, was du dir speichern oder direkt lesen möchtest, für deine freie Zeit aufheben, deinen Posteingang dennoch leeren, dich aber während der Arbeitszeit – und der morgendlichen produktiven Zeit – nicht ablenken lassen.

Du hast zehn Minuten gespart – jetzt folgt der Blick auf die ToDo-Liste. Noch einmal sparst du zehn Minuten, da du schon gestern Abend (zehn Minuten vor oder nach Feierabend) deine Tasks sortiert hast. Da bist du sowieso geschafft gewesen, musst nicht mehr viel Konzentration besitzen und verschwendest jetzt keine produktive Zeit mit dem nervigen Sortieren von Aufgaben.

In Summe sparst du auf diese Weise schon fast eine halbe Stunde des Morgens. Eine halbe Stunde reicht für mich aus, um schon zwei bis drei Aufgaben erledigt zu haben. Das motiviert mich, auch heute Abend direkt Tasks und Mails vorzusortieren oder zu ordnen, damit es mich morgen früh nicht erschlägt und demotiviert – vor allem aber nicht direkt verzettelt und beschäftigt.

Es sind 20 Tasks, es ist noch immer halb acht. Wird schon schiefgehen. Und was du nicht schaffst, verschiebst du nicht auf morgen, sondern hängst es ran oder streichst heute ein paar Facebook-Pausen und legst dich ins Zeug, damit die Aufgabe mit erledigt wird.

Der Kaffee ist leer, die ersten drei Aufgaben sind erledigt

Das Telefon klingelt. Du quatschst für fünf Minuten und erklärst zügig, dass du wenig Zeit hast. Der Anrufer hat Verständnis und äußert sich in den fünf Minuten über das, was er besprechen wollte – statt in 15 Minuten. Na, geht doch!

Eine Mail kommt rein. In der Vorschau siehst du, dass es ein Newsletter ist. Kannst du später verschieben, also weiter im Text.

Die nächste Mail kommt rein. Du lässt dich nicht ablenken – der Vorschau sei Dank. Unfreiwillige Pause? Nö, Pause kommt später. Also auch kein Facebook.

Wieder zehn Minuten gespart.

Es klingelt an der Tür, die Post ist da. Super, deine Kamera – was ein geiles Teil. Da freust du dich auf heute Abend, wenn du schon mal die Anleitung durchstöberst – und aufs Wochenende, wenn du die ersten coolen Schnappschüsse machst. Du weißt, dass du deine Aufgaben für heute erst erledigen musst, damit es morgen nicht zu krass wird – daher keine Zeit für Schnappschüsse.

Dennoch: Wenn du dich richtig ins Zeug legst, bist du vielleicht früher fertig und kannst noch mal ein paar Minuten knipsen.

Stichwort an dieser Stelle: Das Parkinsonsche Gesetz, das besagt, dass sich die Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie wir Zeit zur Erledigung zur Verfügung haben. Wenn du weißt, dass du für zwei Aufgaben nur noch eine Stunde Zeit hast, dann wirst du diese zwei Aufgaben in einer Stunde erledigen. Wenn nur noch eine Aufgabe auf deinem ToDo-Zettel steht, dann wirst du für diese eine Aufgabe eine Stunde brauchen.

Eine halbe Stunde gespart und mega motiviert

Die nächsten Aufgaben vergehen wie im Flug, weil du unbewusst auf die Kamera schielst, auf die du dich schon sehr freust. Das ist mal motivierend! Da fällt es dir auch gar nicht auf, dass du heute nur einmal vor Arbeitsbeginn bei Facebook warst. Hat ja Zeit, geht später auch noch.

Dann kommt eine Mail, die du zwar bald, aber nicht zwangsweise sofort beantworten musst. Anstatt alles stehen und liegen zu lassen, entscheidest du dich, deine Aufgabe erst zu Ende zu bearbeiten und danach gleich gebündelt einen ganzen Schwung an Mails zu bearbeiten. Effizienz ftw.

Nun neigt sich auch in dieser Story langsam der Tag dem Ende, in einer Stunde ist Feierabend. Anstatt jetzt nachzulassen, kloppst du noch mal ordentlich rein – was weg ist, ist weg und schließlich möchtest du morgen nicht mit zwei Aufgaben des Vortags anfangen. Außerdem wartet deine neue Kamera auf dich.

Kurz vor Feierabend – du planst deinen Tag

Der Feierabend ist geschafft, alle Aufgaben sind erledigt und du kannst morgen wie gewünscht mit den ToDo’s des neuen Tages beginnen. Das Coole ist: Weil du dich besonders beeilt warst, indem du konsequent warst, fokussierst und dich nicht hast ablenken lassen, konntest du dir noch zehn freie Minuten schaufeln.

Anstatt früher Schluss zu machen, gehst du noch mal schnell deine Mails durch, legst dir ein paar ToDo’s für morgen an und planst in deinem ToDo-System den nächsten Tag. So musst du dir morgen nicht erst überlegen, womit du starten möchtest und welche Aufgabe welcher Priorität zuzuordnen ist.

Geiles Selbstmanagement. So geht effizientes Arbeiten.


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