Spätestens ein halbes Jahr nach der Auslieferung der Ware bzw. nach der Erbringung der Dienstleistung muss der Unternehmer die Rechnung stellen. Damit diese Rechnung auch vor dem Finanzamt ihre Gültigkeit hat, müssen einige Regeln beachtet- und Formfehler vermieden werden.

Eine Rechnung kann schon mit einer einfachen Vorlage in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word oder Open Office erstellt werden. Dies hat jedoch den Nachteil, dass alle Daten manuell eingetragen werden müssen. Sinnvoll ist dies nur für Kleinunternehmer, welche nur wenige Positionen angeben müssen. Um sich die Rechnungsstellung möglichst einfach zu machen und einen Großteil der Abläufe zu automatisieren, gibt es auf dieser Seite Software, welche dir Aufgaben wie zum Beispiel die Auftragsbearbeitung und die Auftragsverwaltung stark erleichtert. Die folgende Aufzählung zeigt dir, welche Punkte du bei der Rechnungsstellung  beachten solltest.

Diese Punkte muss eine korrekte Rechnung enthalten

Für alle Rechnungen ab einem Bruttowert von 150 Euro gelten folgende Regeln bei der Rechnungserstellung. Darunter können Rechnungen verkürzt ausgestellt werden.

  • Name und Adresse
    Du musst den Namen und die Anschrift sowohl deines Unternehmens als auch des Rechnungsempfängers angeben.
  • Produkt das veräußert wurde bzw. Leistung die erbracht wurde

Hier gibst du die Bezeichnung der Produkte bzw. der Dienstleistung an. Auch die Menge und das Datum der Leistungserbringung sind erforderlich.

  • Der Rechnungsbetrag

Der Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Bei Kleinunternehmen ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG.

  • Das Datum der Rechnungsstellung

Hier handelt es sich um den Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.

  • Eine eindeutige Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer kann aus Zahlen bestehen aber auch aus einer Kombination von Zahlen und Buchstaben. Laut dem Umsatzsteuergesetz soll sie fortlaufend vergeben werden. Das wichtigste ist jedoch, dass sie nur einmalig vergeben wird. Wer vermeiden will, seine Auftragslage preiszugeben, kann eine Kombination aus dem aktuellen Datum und einer Nummerierung nutzen.

  • Die eigene Steuernummer bzw. die USt-ID

Hier ist die Steuernummer des Finanzamtes zu verwenden. Bei Kleinunternehmern und Freiberuflern ist diese identisch mit der privaten Steuernummer. Man kann sich aber auch alternativ die Umsatzsteuer Identifikationsnummer geben lassen. Mit dieser ist dann internationaler Handel möglich. Die Ust-ID wird nur von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern benötigt.

Sicheres Aufbewahren von Rechnungen

Nachdem die Rechnung erstellt und verschickt wurde, sollte eine Kopie sicher aufbewahrt werden. Das kann zum einen durch Ausdruck und Abheften in einem Ordner geschehen, oder durch das Abspeichern auf der Festplatte. Rechnungen sollten so geordnet sein, dass man sie schnell finden kann, falls man sie braucht. Dies kann der Fall sein, wenn Sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung ausstellen müssen. Vom Gesetzgeber wird zudem eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen von zehn Jahren vorgeschrieben, wenn diese an juristische Personen oder Unternehmen gerichtet ist. Richtet sich die Rechnung an Endverbraucher, muss diese zwei Jahre aufbewahrt werden.

Bei Nichtbeachtung dieser Regelung kann dies mit Bußgeldern oder Freiheitsstrafen geahndet werden. Es empfiehlt sich daher, für ausreichend Sicherheitskopien zu sorgen. Hier bieten sich externe Festplatten, CDs und DVDs an, sowie Speichermöglichkeiten in der Cloud. Gängige Cloudanbieter sind Google Drive und Dropbox. Wer größeren Wert auf Datenschutz legt, kann sich mit OwnCloud eine Lösung auf einem eigenen Server schaffen.


Beitragsbild: Andrey_Popov / Shutterstock.com


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