Das vielleicht wichtigste Thema für Freelancer und Solopreneure ist das Zeitmanagement. Wie bekomme ich alle anstehenden Aufgaben fristgerecht und dazu noch gut erledigt? Wann mache ich dies, wann mache ich jenes? Ich weiß, wovon ich spreche: Manchmal ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Die traurige Nachricht, dass es die perfekte Zeitmanagement-App nicht gibt, habe ich in der Überschrift gleich mal vorweggenommen. Das ist aber kein Grund zum Verzweifeln, denn wir können unser Aufgabenchaos mit ein paar ganz einfachen Tricks in den Griff bekommen.

Ich habe mich lange Zeit an den verschiedensten Zeitmanagement-Methoden ausprobiert und mich gefragt, warum es manchmal nicht so funktioniert, wie ich es gerne hätte und ich im Chaos versinke und Zeitmangel eigentlich alles ist, was von meinem Zeitmanagement übrig geblieben ist.

Die Antwort auf diese Frage ist eigentlich ganz einfach, trotzdem hat es etwas gedauert, bis ich sie herausgefunden hatte: Gutes Zeitmanagement basiert auf einer Kombination verschiedener Methoden, die sowohl die ein oder andere Zeitmanagement-App, aber auch vor allem persönliche Faktoren einschließt.

Ich selbst habe es zu Beginn meiner persönlichen Zeitmanagement-Testphase vor allem mit handgeschriebenen To-do-Listen versucht, musste aber schnell einsehen, dass das für mich nichts ist. Auch Zeitmanagement PDF-Vordrucke aus dem Netz konnten mir nicht helfen, so zu arbeiten, wie ich wollte.

So wird es den meisten gehen. Dir auch? Das liegt ganz einfach daran, dass gutes Zeitmanagement bei Weitem nicht allein von einer To-do-Liste abhängt.

Was für ein gutes Zeitmanagement wichtig ist

Bevor du dazu übergehen kannst, dir zu überlegen, wie genau du dir deine Zeit einteilst und welche Zeitmanagement-App du dafür nutzen möchtest, musst du dir erst einmal die richtigen Voraussetzungen schaffen, die dir ein gutes Zeitmanagement überhaupt erst möglich machen. Die gute Nachricht: Diese Voraussetzungen liegen in dir selbst, du musst sie nur ans Licht bringen.

Sicher fragst du dich, wovon ich spreche. Ich verrate es dir: Damit dein Zeitmanagement reibungslos funktioniert, brauchst du vor allem eine gute Selbstorganisation. Und die bekommst du am besten über Konzentration und Achtsamkeit. Wer in sich selbst ruht, im Hier und Jetzt lebt und fokussiert bei der Sache ist, arbeitet effizienter und erzielt dabei bessere Ergebnisse.

Meine Zeit-Management-Tipps für dich

Bevor ich dir verrate, von welchen Zeitmanagement-Apps ich überzeugt bin, habe ich dir einige Zeit-Management-Tipps zusammengestellt, die mir – und ganz bestimmt auch dir – sehr dabei helfen, ein gut funktionierendes Zeitmanagement zu generieren und aufrechtzuerhalten:

1. Störfaktoren eliminieren

Verlockende Ablenkungen, die das konzentrierte Arbeiten schwierig machen, finden sich überall: Ich könnte noch kurz eine Folge meiner Lieblingsserie schauen, noch ein Kapitel im Buch lesen, den Müll runterbringen, die Blumen gießen, … und dann, dann setze ich mich an meinen Schreibtisch, versprochen! Oh, ich wollte doch noch kurz einen Anruf machen. Ok, das geht noch schnell, aber dann arbeite ich, versprochen! Ihr kennt das? Sich Ablenkungen zu verwehren und konsequent zu sein, ist nicht so einfach.

Aber wenn wir unsere Arbeit ständig vor uns herschieben oder laufend unterbrechen, kommt es zum sogenannten Sägeblatteffekt: Nach jeder Unterbrechung einer Aufgabe müssen wir uns komplett neu in sie eindenken und verlieren dadurch eine Menge kostbarer Zeit, die wir effizient hätten nutzen können.

Darum: Selbstdisziplin ist das A und O. Wenn du eine Aufgabe zu erledigen hast, erledige sie, ohne zwischendurch andere Dinge zu machen oder dir Ausreden zu suchen, warum du deine Arbeit unterbrichst, denn jede Unterbrechung ist ein unangenehmer Zeitfresser, der sich mit ein wenig Selbstdisziplin vermeiden lässt.

2. Es gibt keinen Zeitmangel: Das Eisenhower-Prinzip

Den besten Überblick über deine Aufgaben verschaffst du dir, indem du jeder Aufgabe eine Priorität zuweist. Der US-Politiker Dwight D. Eisenhower hat zur Priorisierung von Aufgaben eine Methode entwickelt, die mittlerweile unter dem Eisenhower-Prinzip bekannt ist.

Kurz zusammengefasst: Es gibt vier Arten von Aufgaben: wichtige und dringende; wichtige, aber nicht dringende; dringende, aber nicht wichtige und weder wichtige noch dringende. Weist du all deinen anstehenden Aufgaben mit dem Eisenhower-Prinzip eine Priorität zu, siehst du schon viel klarer und kannst deiner Arbeit entspannter entgegensehen.

Die wichtigste Erkenntnis, die ich über das Eisenhower-Prinzip erlangt habe, ist, dass es so etwas wie Zeitmangel für wirklich wichtige Projekte nicht gibt, sondern alles eine Frage der Priorisierung und der Selbstdisziplin ist. Hat man das verinnerlicht, kommt man sich selbst schneller auf die Schliche, wenn man sich im Kopf eine Ausrede zurechtlegt, um eine Aufgabe aufzuschieben. Klingt etwas hart, aber diese Form der Selbstkontrolle funktioniert wirklich gut und ist wichtig.

3. Digitale Ablenkung: Umgang mit dem Smartphone und Internet

In der heutigen digitalen Zeit neigen wir – ich auch – dazu, immer erreichbar zu sein. Über jede Neuigkeit auf Facebook, Twitter etc. und jede ungelesene Mail werden wir sofort durch Pushnachrichten in Kenntnis gesetzt und können nur selten widerstehen, „kurz“ nachzuschauen, was es denn Neues gibt. Und da ist sie schon wieder, die Unterbrechung!

Ich bin dazu übergegangen, sämtliche Notifications während meiner Arbeitsphasen auszuschalten, um ganz bei dem sein zu können, was ich gerade mache. Die Likes und Kommentare auf Facebook und die neuesten Tweets laufen nicht weg. Wenn ich meine Arbeit erledigt habe, sehe ich mir in Ruhe an, was ich verpasst habe und kümmere mich dann darum. Für mich ist das eine super Option, um effizienter zu arbeiten. Für dich auch?

Meine Mails lese und beantworte ich mittlerweile nur noch zweimal täglich – zumindest meistens – und viele Kundengespräche führe ich über Skype, was wirklich viel Zeit spart. Natürlich darf man den persönlichen Kontakt nicht vernachlässigen, aber man muss eben auch nicht jede Kleinigkeit persönlich besprechen. Auch hier gilt: Prioritäten setzen für effizientes Arbeiten!

4. Personalisierter News-Konsum

Wir wollen und sollten informiert sein, was in der Welt geschieht und auch auf dem neuesten Stand bleiben, was die Entwicklungen die Branche betreffend, in der wir arbeiten, so machen. Dazu muss man aber nicht jeden Tag zwei ganze Tageszeitungen lesen oder x verschiedene Internetseiten besuchen. Es geht einfacher!

Ich nutze sowohl Twitter als auch Feedly, einen RSS-Feed-Reader, als personalisierte Zeitungen und kann mich so recht schnell einfach über alles informieren, was für mich interessant ist, indem ich bestimmte Kanäle abonniere und muss meine Informationen nicht umständlich auf unterschiedlichen Websites zusammensuchen.

Alles, was mich beim Filtern der für mich zusammengestellten Artikel auf Twitter oder Feedly interessiert, speichere ich dann einfach in der App Pocket ab und kann wann immer ich möchte darauf zugreifen und mich näher informieren. Ich spare dadurch eine Menge Zeit und bin trotzdem immer top informiert.

Zeitmanagement-App: Was ich nutze und empfehle

Jetzt wisst ihr, was ich alles so treibe, um meine Selbstorganisation zu optimieren. Damit Selbstorganisation und Zeitmanagement Hand in Hand gehen, nutze ich natürlich auch noch Apps, die mir mein Zeitmanagement erleichtern und mich bei meiner Selbstorganisation unterstützen. Die beiden Apps, die mich bei meinem täglichen Zeitmanagement begleiten – neben Feedly und Pocket –, sind Todoist und Evernote.

Todoist hilft mir wie keine andere App, eine klare Struktur in meine Aufgaben zu bringen. Ob online oder offline: mit Todoist hast du die Möglichkeit, sämtliche deiner Aufgaben und Projekte zu verwalten. Die zahlreichen Funktionen der Premium-Version kannst du ganz persönlich auf deine Bedürfnisse zuschneiden und selbst verwalten. Bei mir funktioniert Todoist am besten in Kombination mit dem Eisenhower-Prinzip.

Evernote bietet dir die Möglichkeit, Inhalte – Texte, Notizen, Dokumente, Bilder etc. – zu verwalten. Du kannst jederzeit auf all deinen Geräten auf deine Inhalte zugreifen und sie auch mit anderen teilen, wenn du das möchtest oder Bedarf besteht. Evernote selbst wirbt mit dem Slogan „Dein virtuelles Gedächtnis“ und ich muss sagen: In meinem Fall stimmt das. Alles, was mir spontan einfällt, halte ich in Evernote fest – einfach praktisch!


Lass mir einen Kommentar da, welche Tipps du für uns hast! Welche Zeitmanagement-App nutzt du? Wie gelingt dir effizientes Arbeiten?


Beitragsbild: Min Chiu / Shutterstock.com

Hol dir jetzt meinen beliebten Newsletter

Trage dich ein und erhalte gratis jede Woche handverlesene Link-Tipps, die dich inspirieren und motivieren und dein Solo-Business voranbringen!

keinStartup-Event 2017